Menti rehberi: mentorluk ilişkisinden en çok nasıl yararlanırsınız?

Mentorluk, size bir şey yapılan değil, sizin yürüttüğünüz bir süreçtir. Mentorunuz deneyimini ve zamanını getirir; yönü, hızı ve gündemi ise siz belirlersiniz. Bu rehber, ilişkinin başından sonuna kadar sizin üzerinize düşenleri adım adım anlatır.

Neden sizin emeğiniz belirleyici?

Mentorluğun etkisi otomatik değildir. Allen ve arkadaşlarının 2004’te yayımlanan meta-analizi, mentorluk alanların kariyer memnuniyeti gibi öznel sonuçlarda daha iyi durumda olduğunu gösterir. Aynı çalışmada ücret gibi nesnel sonuçlardaki etki küçük kalmıştır. Yani fayda, ilişkinin içeriğine bağlıdır.

Anthony K. Tjan, Harvard Business Review’daki yazısında Belle Rose Ragins’in bir bulgusunu aktarır: mentoruyla gerçek bir bağ kuramayan mentiler, hiç mentoru olmayanlardan ölçülebilir biçimde ayrışmıyor. Kâğıt üzerindeki eşleşme yetmez. İlişkiyi canlı tutmak büyük ölçüde sizin elinizdedir.

İlişkiyi sahiplenin

David Clutterbuck’ın gelişim odaklı mentorluk yaklaşımında gündem mentiye aittir. Bu, pratikte şu anlama gelir:

• Görüşme tarihlerini siz önerin ve takvime siz işleyin.
• Konuşulacak konuları siz getirin.
• Mentorunuzdan hazır çözüm değil, düşünmenize yardım beklemeyi öğrenin.
• İlişki aksıyorsa ilk adımı siz atın.

Resmî programlarda bu daha da önemlidir. Ragins ve Cotton’un 1999 tarihli çalışmasında, kendiliğinden oluşan ilişkilerdeki mentiler mentorlarından, resmî programla eşleşenlere göre daha memnundu. Programla gelen bir eşleşmede güveni ve ritmi kurmak için bilinçli çaba gerekir.

İlk görüşmede neleri netleştirmelisiniz?

İlk görüşme, ilişkinin kurallarını koyduğunuz görüşmedir. Şu başlıkları birlikte konuşun:

• Sıklık ve süre: Ne sıklıkla, kaç dakika, yüz yüze mi çevrim içi mi görüşeceksiniz?
• İletişim kanalı: Görüşmeler arasında mesaj atabilir misiniz? Ne kadar sürede yanıt beklemek makul?
• Gizlilik: Konuşulanlar aranızda mı kalacak? Yöneticinizle neyi paylaşacaksınız?
• Beklentiler: Mentorunuz sizden ne bekliyor, siz ondan ne bekliyorsunuz?
• Erteleme kuralı: Bir görüşme iptal olursa yenisini kim ve ne zaman önerecek?

Bu konuşmayı kısa bir notla özetleyip mentorunuza gönderin. Yazılı bir anlaşma, ileride oluşabilecek yanlış anlamaları baştan önler.

1–3 hedefle başlayın

İlk iki görüşmenin ana işi hedefleri netleştirmektir. Çok hedef, dağınık görüşme demektir. En fazla üç hedef seçin.

İyi bir hedef:

1. Somut bir davranış ya da sonuç içerir. “Liderlik becerimi geliştirmek” yerine “ekip toplantılarında kararı netleştirip sorumluları atamak” gibi.
2. Mentorunuzun gerçekten yardım edebileceği bir alandadır.
3. Programın süresi içinde ilerleme gösterebilir.
4. Yöneticinizle paylaşılabilir. Gizli kalması gereken bir hedef varsa bunu mentorunuzla konuşun.

Hedefleri yazılı tutun ve her üç–dört görüşmede bir gözden geçirin. Şartlar değişirse hedef de değişebilir.

Hedefinizin ilerlediğini nasıl anlayacağınızı da baştan yazın. Örneğin “üç ay içinde iki ekip toplantısını kendim yöneteceğim ve sonrasında iki ekip arkadaşımdan geri bildirim alacağım” gibi. Ölçüt somut olduğunda, görüşmeler de genel sohbetten çıkıp ilerlemeye odaklanır.

Her görüşmeye hazırlanın

Clutterbuck, her görüşmeden önce en az 30 dakika hazırlık yapmayı ve gündemi bir–iki gün önceden mentora göndermeyi önerir. Hazırlık sırasında kendinize şunları sorun:

• Geçen görüşmeden kalan ne var?
• Bu görüşmenin sonunda elimde ne olsun istiyorum?
• Mentorumdan nasıl bir destek bekliyorum: dinlemek mi, itiraz etmek mi, bir bağlantı mı?
• Konuyu anlatmak için bir örnek, belge ya da veri getirebilir miyim?

İyi soru sormak

Açık uçlu ve deneyime dayalı sorular daha çok işe yarar. Örneğin:

• “Benzer bir durumda siz neye dikkat ettiniz?”
• “Bu kararda neyi göremiyor olabilirim?”
• “Bu konuda kiminle konuşmamı önerirsiniz?”

“Ne yapmalıyım?” sorusu yerine kendi seçeneklerinizi getirip onlar üzerine görüş isteyin.

Geri bildirimi alın, savunmayın

Vineet Chopra ve Sanjay Saint, HBR’daki yazılarında mentorların mentilerden en çok beklediği tutumlardan birinin geri bildirime savunmasız yaklaşmak olduğunu belirtir. Geri bildirim aldığınızda:

• Önce anlamak için soru sorun. Açıklama yapmayı sonraya bırakın.
• Somut bir örnek isteyin.
• Duyduğunuzu kendi cümlelerinizle özetleyin.
• Teşekkür edin, sonra neyi deneyeceğinize karar verin.

Her geri bildirime katılmak zorunda değilsiniz. Ama dinlendiğini hissetmek, mentorunuzun açık konuşmaya devam etmesini sağlar.

Geri bildirimi beklemek yerine isteyin. Genel bir “Nasıl gidiyorum?” sorusu genellikle genel bir yanıt getirir. Bunun yerine dar bir soru sorun: “Dünkü sunumda mesajım ilk iki dakikada net miydi?” Chopra ve Saint, sorunları şikâyet olarak değil, olası çözümleriyle birlikte bir gelişim fırsatı olarak getirmeyi de önerir.

Görüşmeler arasında işi yürütün

Asıl gelişim görüşmeler arasında olur. Her görüşmeyi bir–iki somut adımla kapatın ve bu adımları yazılı olarak mentorunuza iletin. Chopra ve Saint’in önerisi burada işe yarar: az söz verin, sözünüzü erken ve iyi tutun.

Clutterbuck ayrıca haftalık kısa bir not tutmayı önerir: ne oldu, kim vardı, sonucu ne etkiledi. Bu notlar bir sonraki gündemin hammaddesidir.

Mentorunuzun zamanına saygı gösterin

Chopra ve Saint, mentorların zamanını gözetmeyi ayrı bir başlık olarak vurgular. Somut olarak:

• Sorularınızı kısa yanıt verilebilecek biçimde kurun.
• Karmaşık konuları mesajla değil, görüşmede açın.
• Okuması gereken bir şey varsa yeterli süre tanıyın.
• Sorun çıktığında ortadan kaybolmayın; erteleme gerekiyorsa erken haber verin.

Görüşme kontrol listesi

Aşağıdaki listeyi her görüşmede kullanabilirsiniz:

Görüşmeden önce	Görüşme sırasında	Görüşmeden sonra
Geçen adımların durumunu yazın	İlk 5 dakikada gündemi teyit edin	24 saat içinde kısa özet gönderin
1–2 konu ve hedef belirleyin	Not alın, sözü mentora bırakın	Adımları takviminize işleyin
Gündemi 1–2 gün önce paylaşın	Geri bildirimi özetleyerek teyit edin	Haftalık notunuzu güncelleyin
Örnek ya da veri hazırlayın	Bir–iki somut adımla kapatın	Sonraki tarihi netleştirin

İlişkiyi iyi kapatın

Mentorluk ilişkisinin bir bitişi olmalıdır. Son görüşmede:

• Başlangıçtaki hedeflere dönün ve neyin değiştiğini birlikte değerlendirin.
• Hâlâ açık kalan konular için kendi planınızı yapın.
• Mentorunuza neyin işe yaradığını somut olarak söyleyin.
• İleride nasıl iletişimde kalacağınızı konuşun.

Chopra ve Saint, size yardım edenlere teşekkür etmeyi ve emeklerini görünür kılmayı da önerir. İyi kapanan bir ilişki, ileride yeniden başvurabileceğiniz bir kapı bırakır.

Görüşmelerinizi düzenlemek için ücretsiz görüşme kartını, hedeflerinizi yazmak için hedef kartını kullanabilirsiniz.

Kaynaklar

• Career benefits associated with mentoring for protégés: a meta-analysis (Allen ve ark., 2004) — Mentorluğun öznel kariyer sonuçlarına etkisi, nesnel sonuçlarda küçük etki.
• What the Best Mentors Do (Anthony K. Tjan, HBR, 2017) — Gerçek bir ilişki kurulmadan mentorluğun fark yaratmadığına dair Ragins bulgusu.
• What Mentors Wish Their Mentees Knew (Chopra ve Saint, HBR, 2017) — Mentorun zamanı, geri bildirim, söz tutma ve teşekkür üzerine öneriler.
• Making the Most of Developmental Mentoring (David Clutterbuck) — Gündemin mentiye ait olması, görüşme hazırlığı ve haftalık not.
• Mentor Functions and Outcomes (Ragins ve Cotton, 1999) — Resmî ve kendiliğinden oluşan ilişkilerde memnuniyet farkı.